Главная > Блог > Что делать, если расходы документально не подтверждены?
Что делать, если расходы документально не подтверждены?
Ес­ли при про­вер­ке вы­яс­нится, что до­кумен­ты, под­твержда­ющие рас­хо­ды, вы­даны от име­ни не­заре­гис­три­рован­ных фирм, то та­кие рас­хо­ды не бу­дут умень­шать до­ходы (пос­та­нов­ле­ния Фе­дераль­но­го ар­битраж­но­го су­да Вос­точно-Си­бир­ско­го ок­ру­га от 19.02.04 по де­лу № А19-3231 /03-5-Ф02-365/04-С1 и от 09.02.04 по де­лу № АЗЗ-13405/ 02-СЗ-Ф02-4825/ 03-С1).

Рас­хо­ды дол­жны под­тверждать­ся пер­вичны­ми до­кумен­та­ми, офор­млен­ны­ми в со­от­ветс­твии с тре­бова­ни­ем за­коно­датель­ства о бух­галтер­ском уче­те (пос­та­нов­ле­ние Фе­дераль­но­го ар­битраж­но­го су­да Вос­точно-Си­бир­ско­го ок­ру­га от 14.01.04 по де­лу № АЗЗ-16074/02-СЗ-Ф02-4750/03-С1, Фе­дераль­но­го ар­битраж­но­го су­да Вос­точно-Си­бир­ско­го ок­ру­га от 06.02.04 по де­лу № А78-1379/03-С2-8/59-Ф02-76/04-С1).

Рас­хо­ды до­кумен­таль­но не под­твержде­ны: что де­лать?

Бы­ва­ет, что пер­вичные до­кумен­ты по ка­ким-то при­чинам от­сутс­тву­ют. Нап­ри­мер, они по­теря­лись при пе­ре­ез­де фир­мы или в ре­зуль­та­те чрез­вы­чай­ной си­ту­ации (по­жара, ог­рабле­ния и т. п.). Чем это гро­зит фир­ме? При оче­ред­ной про­вер­ке на­лого­вики обя­затель­но об­ра­тят на это вни­мание и ош­тра­фу­ют фир­му.

Как уйти от наказания?
От­сутс­твие пер­вичных до­кумен­тов счи­та­ет­ся гру­бым на­руше­ни­ем пра­вил уче­та до­ходов и рас­хо­дов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это на­руше­ние сос­та­вит 5000 руб­лей. Ес­ли же от­сутс­твие до­кумен­тов при­вело к за­ниже­нию на­лога, то штраф сос­та­вит 10 про­цен­тов от сум­мы не­уп­ла­чен­но­го на­лога, но не ме­нее 15 000 руб­лей.

Что­бы из­бе­жать от­ветс­твен­ности, мы пред­ла­га­ем пос­ту­пить сле­ду­ющим об­ра­зом.

Пер­вое, что нуж­но сде­лать бух­галте­ру в та­кой си­ту­ации, – до­казать свою не­винов­ность в том, что пер­вичные до­кумен­ты от­сутс­тву­ют. Сос­тавь­те акт, в ко­тором пе­речис­ля­ют­ся от­сутс­тву­ющие до­кумен­ты и при­чина их от­сутс­твия. Этот акт дол­жен быть ут­вер­жден ру­ково­дите­лем фир­мы.

Ес­ли до­кумен­ты про­пали по при­чине по­жара, кра­жи или дру­гой чрез­вы­чай­ной си­ту­ации, вам так­же по­надо­бит­ся справ­ка, под­твержда­ющая, что та­кая си­ту­ация дей­стви­тель­но име­ла мес­то. Так, ес­ли слу­чил­ся по­жар, то не­об­хо­дима справ­ка из по­жар­ной час­ти; ес­ли слу­чилось за­топ­ле­ние – справ­ка ор­га­низа­ции, ко­торая экс­плу­ати­ру­ет зда­ние, ес­ли до­кумен­ты ук­ра­ли – справ­ка из ми­лиции.

Унич­то­жен­ные до­кумен­ты

Де­лай раз: под­твер­ди­те при­чину ут­ра­ты до­кумен­тов внеш­ни­ми оп­равда­тель­ны­ми до­кумен­та­ми:

• в слу­чае по­жара сле­ду­ет по­лучить справ­ку из ор­га­нов го­сударс­твен­ной про­тиво­пожар­ной служ­бы, ес­ли до­кумен­ты по­хище­ны – справ­ку из ор­га­нов внут­ренних дел;

• при за­топ­ле­нии по­меще­ния – акт о за­топ­ле­нии от собс­твен­ни­ка по­меще­ния, справ­ку из ЖКХ.

Де­лай два: ди­рек­тор наз­на­ча­ет при­казом ко­мис­сию по рас­сле­дова­нию при­чин ут­ра­ты до­кумен­тов. Ре­зуль­та­ты ра­боты ко­мис­сии сле­ду­ет офор­мить ак­том, ут­вер­жден­ным ру­ково­дите­лем ор­га­низа­ции.

Де­лай три: пос­ле то­го, как все до­каза­тель­ства при­чины ут­ра­ты до­кумен­тов бу­дут соб­ра­ны, сле­ду­ет уве­домить на­лого­вые ор­га­ны о фак­те по­тери или унич­то­жения до­кумен­та­ции.

Де­лай че­тыре: вос­ста­нов­ле­ние ут­ра­чен­ных до­кумен­тов. От­сутс­твие мер по вос­ста­нов­ле­нию до­кумен­тов мо­жет трак­то­вать­ся как про­тивоп­равное без­дей­ствие, при­вед­шее к со­вер­ше­нию на­лого­вого пра­вона­руше­ния по не­ос­то­рож­ности (п. Зст. 110 НК РФ);

Слу­ча­ет­ся так, что но­вый бух­галтер при­ходит на фир­му и не мо­жет ра­зоб­рать­ся в до­кумен­та­ции, по­тому что его пред­шес­твен­ник вел бух­галте­рию «спус­тя ру­кава». Что­бы из­бе­жать по­доб­ных не­дора­зуме­ний, мы ре­комен­ду­ем, преж­де чем на­чать ра­боту, про­вес­ти ин­вента­риза­цию.

Ес­ли же ин­вента­риза­цию про­вес­ти не уда­лось, и но­вый бух­галтер прис­ту­пил к ра­боте, то со­вету­ем свя­зать­ся с пре­дыду­щим ра­бот­ни­ком и пот­ре­бовать от не­го пись­мен­ных объ­яс­не­ний, по­чему те или иные пер­вичные до­кумен­ты от­сутс­тву­ют. За­тем сос­тавь­те акт об от­сутс­твии до­кумен­тов. Та­ким об­ра­зом, от­ветс­твен­ность с вас, как с но­вого бух­галте­ра, бу­дет сня­та.
Фаль­си­фика­ция «пер­вички» по рас­хо­дам
Ес­ли вы по­купа­ете те или иные то­вары, ко­торые ни­как эко­номи­чес­ки не обос­но­ван­ны (нап­ри­мер, про­дук­ты к праз­днич­но­му сто­лу), бух­галте­ру мож­но по­муд­рить с «пер­винкой», ко­торой бу­дут офор­мле­ны по­куп­ки.

Как пра­вило, ры­ноч­ным тор­говцам все рав­но, что пи­сать в то­вар­ных че­ках, нак­ладных и дру­гих до­кумен­тах. Что вы их поп­ро­сите, то они вам и на­пишут.

Как офор­мить «ли­пу»?
Пред­по­ложим, у вас на­меча­ет­ся ар­битраж­ный спор с на­лого­вой ин­спек­ци­ей. А до­кумен­тов, под­твержда­ющих ва­шу пра­воту, нет. Мно­гие не за­думы­ва­ясь офор­мля­ют их зад­ним чис­лом. При­чем под­пи­си, пе­чати ста­вят под­линные. Или дру­гая си­ту­ация. Ди­рек­тор дал ус­та­нов­ку умень­шить на­логи. С этой целью бух­галтер са­мос­то­ятель­но (или вмес­те с ди­рек­то­ром) сос­та­вил до­кумен­ты, под­твержда­ющие, что не­кая не­сущес­тву­ющая фир­ма ока­зала им ус­лу­ги или пос­та­вила то­вар. Под­де­лать пе­чать сей­час про­ще прос­то­го. Мас­тер­ских по их из­го­тов­ле­нию мас­са.

Лег­ко ли до­казать под­делку до­кумен­та?

Сна­чала ос­та­новим­ся на сос­тавле­нии бу­маг зад­ним чис­лом. Ока­зыва­ет­ся, вре­мя на­писа­ния до­кумен­та мож­но ус­та­новить по за­писям (нап­ри­мер, под­пи­си), сде­лан­ным ша­рико­вой руч­кой.

Пас­та ша­рико­вой руч­ки – это в прин­ци­пе та же крас­ка, ко­торой мы кра­сим сте­ны.

По­мимо пиг­мента, да­юще­го цвет, в пас­те есть свя­зу­ющий эле­мент – за­гус­ти­тель. Бла­года­ря ему, крас­ка хо­рошо ло­жит­ся. Уче­ные об­ра­тили вни­мание, что со вре­менем за­гус­ти­тель твер­де­ет. По-на­уч­но­му этот про­цесс на­зыва­ет­ся по­лиме­риза­ци­ей.

Чем твер­же за­гус­ти­тель, тем стар­ше за­пись на до­кумен­те. Что­бы оп­ре­делить сте­пень по­лиме­риза­ции (за­гус­те­ния), нуж­но из­влечь из пас­ты лег­ко ле­тучий ком­по­нент (нап­ри­мер, фе­нил­гли­коль или бен­зи­ловый спирт) и оп­ре­делить его кон­цен­тра­цию на по­вер­хнос­ти и в «глу­бине» под­пи­си.

Чем мень­ше со­от­но­шение этих зна­чений, тем боль­ше за­гус­те­ние, а зна­чит, стар­ше под­пись. Сте­пень кон­цен­тра­ции эк­спер­ты оп­ре­деля­ют с по­мощью спе­ци­аль­но­го при­бора – хро­матог­ра­фа с масс-се­лек­тивным де­тек­то­ром.

Та­кое ис­сле­дова­ние на­зыва­ет­ся фи­зико-хи­мичес­кой эк­спер­ти­зой дав­ности вы­пол­не­ния под­пи­си.

Пас­ты ста­рят­ся при­мер­но за два го­да. Ес­ли до­кумен­ту боль­ше двух лет, об­ра­щать­ся к эк­спер­там уже не име­ет смыс­ла: имен­но та­кой от­вет они и да­дут.

Точ­ность сро­ка в пре­делах двух лет за­висит от то­го, сколь­ко вре­мени прош­ло с мо­мен­та на­несе­ния под­пи­си на бу­магу. Ес­ли она сде­лана, нап­ри­мер, не­делю на­зад, то эк­сперт на­зовет вам точ­ную да­ту.

Ес­ли прош­ло нес­коль­ко не­дель или ме­сяцев, то точ­ность бу­дет счи­тать­ся со­от­ветс­твен­но в не­делях или ме­сяцах.

Ну а ес­ли дав­ность за­писи боль­ше го­да, то эк­сперт ус­та­новит срок с пог­решностью в пол­го­да. Тог­да в зак­лю­чении бу­дет на­писа­но, что до­кумент был сос­тавлен от го­да до по­луто­ра лет (или от по­луто­ра до двух лет) на­зад.

«Точ­нее не по­лучит­ся», – ут­вер­жда­ет спе­ци­алист. – Под­пи­си, сде­лан­ные од­ной руч­кой и в од­но и то же вре­мя, час­то да­ют раз­ные ре­зуль­та­ты.

При­чем за­висит это не от бу­маги, она мо­жет быть раз­ной: но­вой, ста­рой, кар­тонной, жел­той и т. д., а от то­го, где и в ка­ких ус­ло­ви­ях хра­нил­ся до­кумент. Од­но де­ло, ес­ли он ле­жал в ком­на­те, и дру­гое – в ка­ком-ни­будь ар­хи­ве, в под­ва­ле. Там тем­пе­рату­ра, как пра­вило, ни­же. Ес­ли до­кумент силь­но пог­реть, нап­ри­мер, по­ложить на ба­тарею или про­вес­ти по не­му утю­гом, то он ис­кусс­твен­но сос­та­рит­ся. Пас­та быс­тро вы­сох­нет, и эк­сперт уже не смо­жет оп­ре­делить дав­ность на­писа­ния под­пи­си. За­то он точ­но ус­та­новит, что до­кумент был сос­та­рен ис­кусс­твен­но, и от­ра­зит это в сво­ем зак­лю­чении. А зна­чит, для су­да бу­дет по­нят­но, что бу­маги под­де­ланы.


До сих пор речь шла о ша­рико­вых руч­ках. А как быть с перь­евы­ми? Ока­зыва­ет­ся, тут все за­висит от ма­тери­ала пись­ма. «Ес­ли вы пе­ро об­макне­те в пас­ту ша­рико­вой руч­ки, то ре­зуль­тат бу­дет тот же са­мый, – объ­яс­нил спе­ци­алист, – а вот ес­ли вы ис­поль­зу­ете кра­ситель на вод­ной ос­но­ве, нап­ри­мер, чер­ни­ла, то дав­ность та­ких за­писей эк­сперт уже не оп­ре­делит.

Уче­ные по­ка не об­на­ружи­ли, что в чер­ни­лах со вре­менем что-то ме­ня­ет­ся. За ис­клю­чени­ем то­го, что в те­чение ми­нуты пос­ле на­писа­ния из них вы­сыха­ет во­да. Даль­ше эк­сперт свою мысль не про­дол­жил, но и так по­нят­но, что, сос­тавляя до­кумент зад­ним чис­лом, луч­ше пи­сать, нап­ри­мер, чер­ни­лами «Ра­дуга». Не при­дерешь­ся, не под­ко­па­ешь­ся.

То же са­мое мож­но ска­зать и об от­тиске пе­чати. Ес­ли вы ис­поль­зу­ете чер­ни­ла, то дав­ность пе­чати ус­та­новить нель­зя, а вот ес­ли спе­ци­аль­ную мас­ти­ку, в ко­торой есть за­гус­ти­тель, то мож­но. Но сро­ки здесь мень­ше, чем для пас­ты ша­рико­вой руч­ки.

Лег­ко ле­тучий ком­по­нент, со­дер­жа­щий­ся в мас­ти­ке, ис­па­ря­ет­ся за пол­го­да. Даль­ше с мас­ти­кой уже ни­чего не про­ис­хо­дит. Зна­чит, бо­лее или ме­нее точ­но ус­та­новить вре­мя, ког­да бы­ла пос­тавле­на пе­чать, мож­но толь­ко в пре­делах пер­вых шес­ти ме­сяцев.

" ... Очень по­хожую мас­ти­ку ис­поль­зу­ют в ге­левых руч­ках и струй­ных прин­те­рах. «Ча­ще все­го она на ор­га­ничес­кой, а не на вод­ной ос­но­ве. Дав­ность здесь так­же мож­но ус­та­новить в те­чение по­луго­да, – по­яс­нил спе­ци­алист, – а вот ма­тери­алы, ис­поль­зу­емые в ла­зер­ном прин­те­ре, со вре­менем не из­ме­ня­ют­ся.
Ес­ли текст час­тично за­ходит на пе­чать, то эк­сперт мо­жет точ­но ус­та­новить, что пер­вично. Ес­ли пе­чать бы­ла пос­тавле­на по­верх тек­ста, то все нор­маль­но, а ес­ли на­обо­рот, то до­кумент под­дель­ный»..."

Сергей Баташев
Управляющий партнер ЮК "Winlex"
Получите консультацию специалиста по налогам
Ну а те­перь по­гово­рим о сос­тавле­нии «ли­повых» бу­маг, поз­во­ля­ющих умень­шить пла­тежи в бюд­жет. Бух­галте­ры, офор­мля­ющие до­кумен­ты от име­ни вы­мыш­ленных фирм, дол­жны знать, что по за­писям, сде­лан­ным от ру­ки, эк­спер­ты мо­гут ус­та­новить, кто их на­писал. «Бы­ва­ет, что дос­та­точ­но од­ной под­пи­си, – го­ворит спе­ци­алист. – Ко­неч­но, ес­ли она сде­лана в ви­де ка­кой-то за­корюч­ки, я бы не стал де­лать ка­тего­рич­ный вы­вод.

Но не­кото­рые по­чер­ко­веды де­ла­ют. Здесь мно­го субъ­ек­тивно­го. Для по­чер­ко­вед­ческой эк­спер­ти­зы го­дят­ся да­же ко­пии до­кумен­тов. Глав­ное, что­бы они бы­ли не сов­сем уж «сле­пые».

Сна­чала по­чер­ко­вед оп­ре­делит, нет ли приз­на­ков тех­ни­чес­кой под­делки до­кумен­та, а про­ще го­воря, не вмон­ти­рова­на ли под­пись с по­мощью ксе­рок­са. Ес­ли с этим все в по­ряд­ке, то ос­но­ваний для от­ка­за от эк­спер­ти­зы нет».

Об­ра­тите вни­мание! Ког­да ли­цо в це­лях ук­ло­нения от уп­ла­ты на­логов под­де­лыва­ет офи­ци­аль­ные до­кумен­ты ор­га­низа­ции, его дей­ствия вле­кут за со­бой уго­лов­ную от­ветс­твен­ность по ст. 327 «Под­делка, из­го­тов­ле­ние или сбыт под­дель­ных до­кумен­тов, го­сударс­твен­ных наг­рад, штам­пов, пе­чатей, блан­ков» УК РФ. Од­на­ко есть прин­ци­пи­аль­ное раз­ли­чие: Вер­ховный Суд РФ го­ворит об офи­ци­аль­ных до­кумен­тах ор­га­низа­ций, а УК РФ – прос­то об офи­ци­аль­ных до­кумен­тах.

Обос­но­выва­ем рас­хо­ды рас­четным ме­тодом

Од­на­ко еще в 2004 г. по­доб­ное тол­ко­вание бы­ло от­кло­нено Пре­зиди­умом ВАС РФ как не ос­но­ван­ное на нор­мах на­лого­вого за­коно­датель­ства.

По мне­нию су­да, вы­вод о том, что оп­ре­делять сум­мы на­логов на ос­но­вании дан­ных об иных на­логоп­ла­тель­щи­ках мож­но толь­ко при пол­ном от­сутс­твии уче­та до­ходов и рас­хо­дов, про­тиво­речит за­кону. Оп­ре­деле­ние рас­четным пу­тем сум­мы на­лога про­из­во­дит­ся на ос­но­вании дан­ных как о до­ходах, так и о рас­хо­дах.

Ес­ли не­воз­можно ус­та­новить од­ну из сос­тавля­ющих, сум­му на­логов сле­ду­ет оп­ре­делять рас­четным пу­тем, «соз­да­ющим до­пол­ни­тель­ные га­ран­тии прав на­логоп­ла­тель­щи­ка и обес­пе­чива­ющим ба­ланс пуб­личных и час­тных ин­те­ресов» (см. Пос­та­нов­ле­ние Пре­зиди­ума ВАС РФ от 25.052004 № 668/04).

Понравилась статья? Сохрани в своей соц. сети!
Вам также может быть интересно:
Возник вопрос по налогам ?
Лучше задайте его юристу

Звоните по телефону 8-928-259-91-27
или воспользуйтесь формой ниже
Call Close
Напишите свой телефон и мы Вам перезвоним!
Или вы можете позвонить нам сами:
+7 (928) 259-91-27
© 2016 Юридическая компания Winlex
Контакты
  • 8 (928) 259-91-27
  • e-mail: winlex@bk.ru
  • г. Краснодар, ул. Красная, 155/2
  • Пн-Сб: 9:00 - 18:00